Chipiona, 20 de abril de 2012.- El Pleno del Ayuntamiento de Chipiona ha aprobado por unanimidad el Reglamento del Archivo Municipal que trata, como servicio público, de cumplir el mandato constitucional de hacer accesibles los documentos a los ciudadanos y garantizar su función como servicio general de la administración local encargado de la sistematización de la gestión documental y la conservación histórica.

El Ayuntamiento está obligado legalmente a conservar su documentación debidamente organizada y descrita, con el fin de lograr una gestión administrativa cada vez más transparente y eficaz, que posibilite a los ciudadanos el derecho de acceso a la información municipal, dentro de los límites establecidos por el artículo 105b de la Constitución Española y el resto del ordenamiento jurídico.

El servicio de archivo es el órgano especializado del Ayuntamiento en la gestión y tratamiento de la documentación. Su labor es reunir, conservar, organizar y difundir la documentación generada por el Ayuntamiento de Chipiona y aquella otra relacionada con la ciudad que reciba, con el fin de ponerla a disposición de los ciudadanos para la investigación histórica, la información, el estudio y la resolución de asuntos administrativos, igualmente al servicio de la investigación y la Cultura, por lo que deberán promoverse actividades divulgativas y pedagógicas que den a conocer a vecinos y escolares el patrimonio documental de su municipio. El Ayuntamiento potenciará la publicación de instrumentos de información y descripción de los fondos documentales del archivo, así como para su uso por los propios servicios municipales en el desarrollo de sus funciones, es decir, los diferentes servicios municipales que solicitan expedientes para utilizarlos como antecedentes, extraer datos, reiniciar una tramitación, etc. El acceso a estos datos será siempre en el marco de la legislación vigente en esta materia.

El objetivo principal del reglamento es el de lograr que el Archivo Municipal sea resguardado, que su manejo sea funcional y cumpla con el servicio que requiere la administración, regular el funcionamiento interno de este servicio, su relación con las distintas unidades administrativas municipales, auxilie en la investigación y brinde el servicio de carácter social que debe tener, y las condiciones de acceso a su documentación por los usuarios, conforme a las normas que se señalan.

Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.